Schriftliche Kommunikation und ihre Vorteile

Im beruflichen Alltag können Informationen entweder durch mündliche oder durch schriftliche Kommunikation weiter gegeben werden.

Lesezeit konventionell: 7 Minuten
Lesezeit mit Motion Reading®: 3 Minuten

"Sag mir mal schnell, wie ist das eigentlich..." Tauschen sich dann zwei Kolleg:innen ein Viertelstündchen aus, dann hat eine Person die Information, die sie braucht und eine zweite Person schenkt dafür ihre Zeit. Das Unternehmen bezahlt 30 Minuten für die Weitergabe der Information. 

Geht es um kreativen Austausch, um Konzeptionierung neuer Dinge oder um das menschliche Miteinander, dann sind diese 30 Minuten gut investiert. Geht es allerdings um reine Informationsweitergabe, dann ist es verschwendete Zeit.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf eine wirkungsvolle Strategie, die unser Miteinander im Job stark beeinflusst. Und zwar positiv wie negativ: Die schriftliche Kommunikation. Sie bildet die Basis für eine gelungene Zusammenarbeit im Team - wenn sie gut gestaltet wird.

Wann ist schriftliche Kommunikation angebracht?

Kommunikation im Unternehmen hat zwei Ebenen. Entweder sie ist sachlich oder sie ist emotional. Emotionen spielen zwar bei jeder Art von Kommunikation eine große Rolle. Dennoch lautet die Grundregel: Wählen Sie die Art der Kommunikation so, dass sie zu den Ebenen passt:

Persönliche Kommunikation kann zum Beispiel in virtuellen oder analogen Meetings stattfinden, am Telefon oder im Messenger.

Schriftliche Kommunikation findet statt zum Beispiel per Mail, im Kollaborationstool, in Dateien oder auch im Messenger. PostIts würden auch dazu zählen, aber ich beschränke mich hier auf Informationen über komplexere Sachverhalte :)

Oft werden Sachinformationen mündlich weitergegeben, was große Nachteile haben kann. Sie sollten Sachverhalte immer schriftlich festhalten, wenn...

• Sie Klarheit schaffen wollen,
• der Sachverhalt finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen hat, 
• mehrere Personen den Zugriff auf die Information brauchen, auch zeitlich versetzt,
• die Information schnell veraltet und die Aktualität gewährleistet sein muss,
• der Inhalt präzise formuliert sein muss oder
• die Informationen dauerhaft sicher aufbewahrt werden müssen.

Schriftliche Kommunikation und ihre Vorteile

Schauen wir uns die Vorteile von Schreiben und Lesen an:

• Zeit

Nehmen wir mal an, Sie wollen mir Informationen über einen Sachverhalt geben. Wenn wir uns 5 Minuten lang unterhalten und das Gespräch hinterher transkribieren, passt es auf eine DIN-A4-Seite. Mehr ist es nicht.

Eine DIN-A4-Seite umfasst ungefähr 250 Wörter. Liegt Ihre Lesegeschwindigkeit im Durchschnitt, lesen Sie 220 Wörter pro Minute.

Was ist die Schlussfolgerung? Ein Gespräch dauert viermal länger als Lesen.

Sie schauen gerne Videos? Probieren Sie es mal aus: Verwenden Sie dieselbe Zeit darauf, ein Buch oder einen Artikel zu lesen. Sie werden merken, dass Sie in derselben Zeit viermal so vieIe Informationen aufnehmen.

• Geld

Ob bei kleinen Software-Startups, die "nur" mit Kunden und ihren Teammitgliedern kommunizieren oder bei millionenschweren Industrieprojekten: Verträge können niemals alles regeln und abbilden, was hinterher in der Umsetzung Geld kostet. Wenn nach Vertragsschluss viele Beteiligte zusammenarbeiten, dann müssen sie sich zwingend über Etliches austauschen: 

Welche Kommunikationskanäle wollen wir nutzen? Wie sollen welche Prozesse gestaltet werden? Welche Entscheidungen treffen wir bei all den Punkten, die erst während der Umsetzung auftauchen? Wie gehen wir mit welchen Problemen um?

Es kann bei diesen Fragen um viel Geld gehen. Umso erstaunlicher ist es, dass viele Sachinformationen nur mündlich besprochen werden und bei der Umsetzung viele Entscheidungen über Hörensagen getroffen werden.

Dinge werden im Vorbeigehen geregelt; prozessuale Änderungen können im Lauf der Zeit teuer werden und aus dem Ruder laufen.

Im beruflichen Alltag werden Verträge nicht richtig gelesen; Aufträge werden gegeben, die nicht vom Vertrag abgedeckt sind.

Dinge verselbständigen sich. Wo ist denn die Information her? "Na, das habe ich mal gehört." Ob die Information noch sinnvoll oder aktuell ist, wissen Sie als Beteiligte vielleicht gar nicht mehr.

Hier sehen Sie zusammengefasst ein paar Vorteile schriftlicher Kommunikation. Voraussetzung ist natürlich, dass sie klug gestaltet ist!

• Gute Laune

Kaum ein Unternehmen, das ich kenne, ist zufrieden mit der eigenen Meetingkultur. Nun... die Unternehmen sind durchaus zufrieden, sonst würden sie etwas ändern. Viele Mitarbeitende jedoch sind unzufrieden. 

Grund ist, dass sie an zu vielen Meetings teilnehmen müssen, dass diese Meetings zu lange dauern oder dass sie nicht wirklich zielführend sind.

Zusammenarbeit und Kreativität braucht menschliches Miteinander, aber es braucht nicht alles diskutiert zu werden. Es gibt Themen, die nicht zu diskutiert werden brauchen.

Ist in Ihrem Unternehmen der Informationsfluss strukturiert und sinnvoll aufgesetzt, dann sparen Sie sich etliche überflüssige Diskussionen. Das wiederum schenkt Ihren Kolleg:innen viel Zeit, Energie und gute Laune :)

Schriftliche Kommunikation - so geht's!

Genau genommen ist das ein Kapitel für sich, daher skizziere ich hier kurz die wichtigsten Voraussetzungen. 

• Infrastruktur: Die Ablage muss zentral, eindeutig und klar geregelt sein. Ob Wissensdatenbank, Laufwerkstruktur oder Kollaborationstools.
• So wenig wie möglich und so viel wie nötig: Keine Mailschlachten mit Massenverteilern. Keine mehrfache Ablage in der Cloud.
• Qualität: Kurz, knapp, präzise. Herleitungen, Diskussionsverläufe und ausschweifende Hintergründe kann man sich oft sparen. Was ist der Kern der Information?
• Detailtiefe oder Abstrahieren: Je nach Adressatenkreis müssen die Informationen detaillierter oder abstrakter zusammengefasst sein.

Warum laufen wesentliche Informationen nicht über schriftliche Kommunikation?

Schreiben hat gegenüber Hörensagen enorme Vorteile, wenn es um Sachverhalte und Informationen geht. Warum wird dann in Unternehmen so viel geredet, mündlich gebrieft und diskutiert?

Meiner Erfahrung nach fehlen vielen Menschen zwei Skills:

1. Präzise und knackig schreiben. Viele wissen nicht, wie sie Informationen schnell und strukturiert aufschreiben.

2. Schnell und effizient lesen. Viele kennen keine effizienten Lesetechniken und wollen daher lieber mündlich informiert werden.

Einer müht sich immer: Wer den Text schreibt oder wer ihn liest

„Lieber Freund, entschuldige meinen langen Brief, für einen kurzen hatte ich keine Zeit.“ Dieses Zitat wird vielen zugeschrieben: Charlotte von Stein, die es an Johann Wolfgang von Goethe geschrieben haben soll, Voltaire, Churchill, Mark Twain. In deren Schriften findet man es nirgends, aber das macht nichts. Die Aussage des Zitats ist eindeutig.

Ja, ich gebe es zu: Einen komplexen Sachverhalt kurz und knackig aufzuschreiben, kostet Zeit. Präzise, kurze Sätze. Klare Worte ohne Füllworte. Nicht zu ausführlich, sondern aufs Wesentliche reduziert. Das ist anstrengend! Und es ist nur möglich, wenn die Schreibenden den Sachverhalt wirklich durchdrungen und ihre Gedanken geordnet haben.

Dann jedoch gelingt das Aufschreiben der wesentlichen Punkte leicht. Das ist im Vorfeld etwas aufwändiger, spart im Nachgang jedoch extrem viel Zeit und Geld.

Werden Kolleg:innen oder Mitarbeitende mit unstrukturierten Informationen überschüttet, dann können sie überfordert sein, wichtige Infos überlesen oder - im ungünstigsten Fall - die Informationen gar nicht lesen, sondern sie mündlich einfordern.

Das Schreiben ist die eine Seite der Medaille.

Die andere Seite ist das Lesen. Nicht nur die "Generation Klick" empfindet Lesen als mühsam. Viele Menschen lesen nicht gern, weil sie als Erwachsene noch so lesen, wie sie es mal als Kinder gelernt haben. Und wundern sich dann, dass ihr gewohntes Lesen im Beruf nicht funktioniert. Die Folge ist, dass sie lieber mündlich informiert werden wollen.

Es gibt Lesestrategien, mit denen es sehr leicht ist, wesentliche Informationen aus umfangreichen Texten zu filtern. Wenn Sie sich darüber informieren möchten, stöbern Sie doch hier im Blog. Natürlich gibt es auch Schnell-Lese-Trainings, mit denen Sie Ihr persönliches Lesetempo enorm erhöhen können.

Vielleicht stellen Sie sich nun diese Frage:

Warum ist dieser Blogartikel so lang geworden, wenn schriftliche Kommunikation doch kurz und knapp gestaltet werden soll?

Ganz einfach. Das Ziel des Artikels ist keine knackige Informationsweitergabe eines Sachverhalts. Ich will Sie vielmehr überzeugen, über das Thema nachzudenken. Ich möchte Sie begeistern,
- sich die Mühe zu machen, strukturiert zu schreiben, damit Lesende es hinterher leicht haben und
- Ihre Lesegewohnheiten zu hinterfragen. Können Sie Wesentliches auch aus umfangreichen Texten sehr schnell herausfiltern? Wenn nicht, könnten Sie es  lernen.