Schriftliche Kommunikation und ihre Vorteile

Gute Laune durch weniger Meetings

Kaum ein Unternehmen, das ich kenne, ist zufrieden mit der eigenen Meetingkultur. Nun... die Unternehmen sind durchaus zufrieden, sonst würden sie etwas ändern. Viele Mitarbeitende jedoch sind unzufrieden. 

Grund ist, dass sie an zu vielen Meetings teilnehmen müssen, dass diese Meetings zu lange dauern oder dass sie nicht wirklich zielführend sind.

Zusammenarbeit und Kreativität braucht menschliches Miteinander, aber es braucht nicht alles diskutiert zu werden. Es gibt Themen, die nicht zu diskutiert werden brauchen.

Ist in Ihrem Unternehmen der Informationsfluss strukturiert und sinnvoll aufgesetzt, dann sparen Sie sich etliche überflüssige Diskussionen. Das wiederum schenkt Ihren Kolleg:innen viel Zeit, Energie und gute Laune :)

Texte im Zeitalter der Künstlichen Intelligenz

Mit dem Aufkommen von KI-gestützten Tools wie ChatGPT eröffnen sich neue Möglichkeiten für die schriftliche Kommunikation. Diese Technologien können dabei unterstützen, klare und präzise Texte zu erstellen, indem sie unser Denken erweitern. Sie helfen, Gedanken zu strukturieren und effizient zu formulieren, was gerade bei komplexen Sachverhalten von Vorteil ist.

Der menschliche Input kann unstrukturiert, sogar wirr und auch unvollständig sein. Solange Sie der KI ganz genau sagen, welches Ziel Sie erreichen wollen, wie der Sprachstil sein soll und welche Gedanken geäußert werden sollen, dann werden Sie von KI einen bestens lesbaren Text erhalten.

Voraussetzung ist allerdings, dass Sie als Mensch genau wissen, was Sie äußern wollen und das ChatGPT & Co auch mitteilen. Hier können Sie einen Artikel über kluges Prompting für Führungskräfte lesen.

Schriftliche Kommunikation - so geht's!

Genau genommen ist das ein Kapitel für sich, daher skizziere ich hier kurz die wichtigsten Voraussetzungen. 

• Infrastruktur: Die Ablage muss zentral, eindeutig und klar geregelt sein. Ob Wissensdatenbank, Laufwerkstruktur oder Kollaborationstools.
• So wenig wie möglich und so viel wie nötig: Keine Mailschlachten mit Massenverteilern. Keine mehrfache Ablage in der Cloud.
• Qualität: Kurz, knapp, präzise. Herleitungen, Diskussionsverläufe und ausschweifende Hintergründe kann man sich oft sparen. Was ist der Kern der Information?
• Detailtiefe oder Abstrahieren: Je nach Adressatenkreis müssen die Informationen detaillierter oder abstrakter zusammengefasst sein.

Praktische Anwendung von KI-Tools

Mittlerweile ist der Einsatz von KI bei schriftlicher Kommunikation in den meisten Unternehmen angekommen. Ich finde es interessant, bei welchen Tätigkeiten KI als besonders hilfreich erlebt wird:

Effizientes Verfassen von E-Mails: KI hilft dabei, E-Mails schneller und dennoch individuell zu formulieren, indem sie Vorschläge für Formulierungen liefert. Wichtig ist, dass Sie der KI Ihre eigenen Gedanken und Ihren Stil mitgeben, sonst wirken Mails generisch. Das verärgert mittlerweile viele. 

Erstellung von Berichten: Durch die Nutzung von KI können Sie umfangreiche Daten analysieren und in verständliche Berichte umwandeln. Das spart Zeit und erhöht die Genauigkeit. Sogar Grafiken können Sie mittlerweile akkurat erstellen, was die Verständlichkeit erhöht.

Automatisierte Protokollerstellung: Wirklich zeitsparend ist es, wenn KI Meeting-Protokolle erstellt, indem sie gesprochene Sprache transkribiert und zusammenfasst. Allerdings hat es Auswirkungen auf die Kommunikation der Menschen, wenn sie wissen, dass einen KI alles zusammenfassen wird. Das ist ein Effekt, der manchmal erwünscht ist und manchmal nicht.

Warum laufen wesentliche Informationen nicht über schriftliche Kommunikation?

Schreiben hat gegenüber Hörensagen enorme Vorteile, wenn es um Sachverhalte und Informationen geht. Warum wird dann in Unternehmen so viel geredet, mündlich gebrieft und diskutiert?

Meiner Erfahrung nach fehlen vielen Menschen zwei Skills:

1. Präzise und knackig schreiben. Viele wissen nicht, wie sie Informationen schnell und strukturiert aufschreiben.

2. Schnell und effizient lesen. Viele kennen keine effizienten Lesetechniken und wollen daher lieber mündlich informiert werden.

Einer müht sich immer: Wer den Text schreibt oder wer ihn liest

„Lieber Freund, entschuldige meinen langen Brief, für einen kurzen hatte ich keine Zeit.“ Dieses Zitat wird vielen zugeschrieben: Charlotte von Stein, die es an Johann Wolfgang von Goethe geschrieben haben soll, Voltaire, Churchill, Mark Twain. In deren Schriften findet man es nirgends, aber das macht nichts. Die Aussage des Zitats ist eindeutig.

Ja, ich gebe es zu: Einen komplexen Sachverhalt kurz und knackig aufzuschreiben, kostet Zeit. Präzise, kurze Sätze. Klare Worte ohne Füllworte. Nicht zu ausführlich, sondern aufs Wesentliche reduziert. Das ist anstrengend! Und es ist nur möglich, wenn die Schreibenden den Sachverhalt wirklich durchdrungen und ihre Gedanken geordnet haben.

Dann jedoch gelingt das Aufschreiben der wesentlichen Punkte leicht. Das ist im Vorfeld etwas aufwändiger, spart im Nachgang jedoch extrem viel Zeit und Geld.

Werden Kolleg:innen oder Mitarbeitende mit unstrukturierten Informationen überschüttet, dann können sie überfordert sein, wichtige Infos überlesen oder - im ungünstigsten Fall - die Informationen gar nicht lesen, sondern sie mündlich einfordern.

Das Schreiben ist die eine Seite der Medaille.

Die andere Seite ist das Lesen. Nicht nur die "Generation Klick" empfindet Lesen als mühsam. Viele Menschen lesen nicht gern, weil sie als Erwachsene noch so lesen, wie sie es mal als Kinder gelernt haben. Und wundern sich dann, dass ihr gewohntes Lesen im Beruf nicht funktioniert. Die Folge ist, dass sie lieber mündlich informiert werden wollen.

Es gibt Lesestrategien, mit denen es sehr leicht ist, wesentliche Informationen aus umfangreichen Texten zu filtern. Wenn Sie sich darüber informieren möchten, stöbern Sie doch hier im Blog. Natürlich gibt es auch ein Schnell-Lese-Training, mit dem Sie Ihr persönliches Lesetempo enorm erhöhen können.

Was ist mit KI?

Mit Künstlicher Intelligenz gelingt es scheinbar leicht und mühelos, auch lange Texte zu erfassen. Die Vorteile liegen auf der Hand und ich persönlich schätze sie sehr. Ganz kurz will ich Sie auf die Grenzen hinweisen: Sachverhalte müssen dennoch von Menschen durchdacht und verstanden werden. Und KI präsentiert bei Zusammenfassung manches Mal Verzerrungen, die nur dann auffallen, wenn ein Mensch mit der eigenen Expertise den KI-generierten Text prüft.

Für diejenigen, die sicher tiefer mit der Thematik befassen möchten, biete ich Vorträge und Workshops an, in denen ich zeige, wie KI effektiv in der schriftlichen Kommunikation eingesetzt werden kann.

Vielleicht stellen Sie sich nun diese Frage:

Warum ist dieser Blogartikel so lang geworden, wenn schriftliche Kommunikation doch kurz und knapp gestaltet werden soll?

Ganz einfach. Das Ziel des Artikels ist keine knackige Informationsweitergabe eines Sachverhalts. Ich will Sie vielmehr überzeugen, über das Thema nachzudenken. Ich möchte Sie begeistern,
- sich die Mühe zu machen, strukturiert zu schreiben, damit Lesende es hinterher leicht haben und
- Ihre Lesegewohnheiten zu hinterfragen. Können Sie Wesentliches auch aus umfangreichen Texten sehr schnell herausfiltern? Wenn nicht, könnten Sie es  lernen.